1. Verantwortlicher
DIALOGZENTRUM RHEIN-RUHR GmbH
Bergische Strasse 23
42781 Haan
Deutschland
Vertreten durch: Oliver Gremmer
E-Mail: sampleversand@dzr-r.de
Für Datenschutzanfragen können Sie sich ebenfalls an die oben genannte E-Mail-Adresse wenden.
2. Allgemeine Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) oder sonstigen einschlägigen Vorschriften zulässig ist. Je nach Verarbeitung kommen insbesondere folgende Rechtsgrundlagen in Betracht:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrags, z. B. bei Angebotsanfragen.
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse, z. B. für technische Bereitstellung, IT-Sicherheit, Missbrauchsschutz und Bearbeitung allgemeiner Kontaktanfragen.
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung gesetzlicher Pflichten, z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten.
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung, z. B. wenn optionale Funktionen wie der Chatbot über Cookie-/Funktions-Einstellungen aktiviert werden.
3. Server-Logs und technische Bereitstellung
Beim Besuch dieser Website werden durch den Webserver technisch notwendige Daten verarbeitet. Dazu können insbesondere gehören:
- IP-Adresse des anfragenden Endgeräts,
- Datum und Uhrzeit des Abrufs,
- aufgerufene URL oder Datei,
- übertragene Datenmenge,
- Browsertyp, Browserversion, Betriebssystem,
- Referrer-URL, soweit übermittelt,
- HTTP-Statuscode.
Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren Bereitstellung der Website, zur Fehleranalyse, zur Stabilität des Betriebs und zur Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
4. Kontaktaufnahme, Formulare und Angebotsanfragen
Wenn Sie uns per Formular, E-Mail, Telefon oder über den Kontaktchat kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben. Dazu können insbesondere gehören: Firma, Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Branche, geplante Sendungsmenge, Starttermin, Nachricht und weitere Projektinformationen.
Wir nutzen diese Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Kommunikation mit Ihnen, zur Vorbereitung eines Angebots und – soweit ein Auftrag entsteht – zur Durchführung des Vertragsverhältnisses. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
5. Chatbot / KI-Assistenz
Auf sampleversand.de kann ein Chatbot eingesetzt werden, um Fragen zu Sampleversand, Sample-to-Sale, Vorbereitung, Ablauf, Leistungen und Angebotsanfragen zu beantworten. Der Chat wird nur geladen, wenn Sie die entsprechende Funktion in den Cookie-/Chat-Einstellungen aktivieren.
Wenn Sie den Chat nutzen, werden die von Ihnen eingegebenen Nachrichten, technische Verbindungsdaten und gegebenenfalls die im Rahmen einer Angebotsanfrage freiwillig übermittelten Kontaktdaten verarbeitet. Die Chat-Kommunikation wird über einen serverseitigen Dienst verarbeitet, damit kein API-Schlüssel im Browser sichtbar ist.
Technisch kann die Chatanfrage über einen Cloudflare Worker an einen KI-Dienst von OpenAI weitergeleitet werden. Die Verarbeitung dient der Beantwortung Ihrer Fragen und der Vorbereitung einer möglichen Anfrage. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für das Laden und Nutzen der Chatfunktion sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Sie über den Chat eine konkrete Angebotsanfrage stellen.
Bei Nutzung des Chatbots können Daten an Dienstleister außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden. In diesem Fall achten wir auf geeignete Garantien, insbesondere vertragliche Datenschutzregelungen, Standardvertragsklauseln oder vergleichbare Schutzmechanismen, soweit erforderlich.
Die vom Chatbot erzeugten Antworten können trotz sorgfältiger Konfiguration unvollständig oder fehlerhaft sein. Verbindliche Angebote, Preise oder Zusagen entstehen erst durch unsere ausdrückliche Bestätigung.
6. Cookies, Consent und lokale Browser-Speicherung
Diese Website verwendet technisch notwendige Cookies oder lokale Browser-Speicherungen, um die Website bereitzustellen und Einstellungen zu speichern. Dazu kann insbesondere die Speicherung Ihrer Cookie-/Chat-Auswahl gehören, z. B. ob der Chatbot geladen werden darf.
Technisch notwendige Speicherungen erfolgen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Optionale Funktionen, insbesondere der Chatbot, werden nur nach Ihrer Einwilligung geladen. Sie können Ihre Auswahl jederzeit über die Cookie-Einstellungen ändern.
Nach aktuellem Stand werden auf sampleversand.de keine externen Werbe-, Remarketing- oder Trackingdienste wie Google Analytics, Meta Pixel oder Google Ads Conversion Tracking geladen. Sollten solche Dienste künftig eingebunden werden, werden diese Datenschutzhinweise vorher entsprechend ergänzt und – soweit erforderlich – erst nach Einwilligung aktiviert.
7. Videos, Bilder, Downloads und eingebundene Dateien
Auf der Website können Bilder, PDF-Dateien, Onepager und Videos eingebunden sein. Diese Inhalte werden nach aktuellem Stand von unserem eigenen Webspace geladen. Beim Abruf dieser Dateien verarbeitet der Webserver die unter „Server-Logs“ genannten technischen Zugriffsdaten.
Soweit Videos selbst gehostet sind und keine externen Plattformen wie YouTube oder Vimeo eingebunden werden, erfolgt keine automatische Datenübermittlung an solche Drittanbieter beim Abspielen des Videos.
8. Empfänger und Dienstleister
Personenbezogene Daten können, soweit erforderlich, an interne Stellen sowie an externe Dienstleister übermittelt werden. Dazu können insbesondere gehören:
- Webhosting- und IT-Dienstleister,
- E-Mail- und Kommunikationsdienstleister,
- Cloudflare als technischer Dienstleister für den Chatbot/Worker,
- OpenAI als KI-Dienstleister für Chatantworten, sofern Sie den Chatbot nutzen,
- Steuerberater, Behörden oder sonstige Empfänger, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht.
Eine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken erfolgt nicht.
9. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Kontakt- und Angebotsdaten werden regelmäßig für die Dauer der Bearbeitung und anschließenden geschäftlichen Kommunikation gespeichert. Soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen, insbesondere aus Handels- oder Steuerrecht, erfolgt eine Speicherung für die dort vorgesehenen Zeiträume.
Technische Logdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Sicherstellung des Betriebs, zur Fehleranalyse und zur IT-Sicherheit erforderlich ist.
10. Ihre Rechte
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten,
- Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten,
- Recht auf Löschung,
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
- Recht auf Datenübertragbarkeit,
- Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen,
- Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an sampleversand@dzr-r.de.
11. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt. Für Nordrhein-Westfalen ist dies insbesondere die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).
12. Änderungen dieser Datenschutzhinweise
Wir können diese Datenschutzhinweise anpassen, wenn sich technische Funktionen, rechtliche Anforderungen oder unsere Verarbeitungsprozesse ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite abrufbar.