1. Verantwortlicher
DIALOGZENTRUM RHEIN-RUHR GmbH
Bergische Strasse 23
42781 Haan
Deutschland
Vertreten durch: Oliver Gremmer
E-Mail: sampleversand@dzr-r.de
Für Datenschutzanfragen können Sie sich ebenfalls an die oben genannte E-Mail-Adresse wenden.
2. Allgemeine Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) oder sonstigen einschlägigen Vorschriften zulässig ist. Je nach Verarbeitung kommen insbesondere folgende Rechtsgrundlagen in Betracht:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrags, z. B. bei Angebotsanfragen.
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse, z. B. für technische Bereitstellung, IT-Sicherheit, Missbrauchsschutz und Bearbeitung allgemeiner Kontaktanfragen.
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung gesetzlicher Pflichten, z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten.
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung, z. B. wenn optionale Funktionen wie der Chatbot über Cookie-/Funktions-Einstellungen aktiviert werden.
3. Server-Logs und technische Bereitstellung
Beim Besuch dieser Website werden durch den Webserver technisch notwendige Daten verarbeitet. Dazu können insbesondere gehören:
- IP-Adresse des anfragenden Endgeräts,
- Datum und Uhrzeit des Abrufs,
- aufgerufene URL oder Datei,
- übertragene Datenmenge,
- Browsertyp, Browserversion, Betriebssystem,
- Referrer-URL, soweit übermittelt,
- HTTP-Statuscode.
Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren Bereitstellung der Website, zur Fehleranalyse, zur Stabilität des Betriebs und zur Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
4. Kontaktaufnahme, Formulare und Angebotsanfragen
Wenn Sie uns per Formular, E-Mail, Telefon oder über den Kontaktchat kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben. Dazu können insbesondere gehören: Firma, Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Branche, geplante Sendungsmenge, Starttermin, Nachricht und weitere Projektinformationen.
Wir nutzen diese Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Kommunikation mit Ihnen, zur Vorbereitung eines Angebots und – soweit ein Auftrag entsteht – zur Durchführung des Vertragsverhältnisses. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
5. KI-gestützter Chat
Zweck und Transparenz
Wir stellen einen KI-gestützten Assistenten bereit, der allgemeine Fragen zu unseren Leistungen beantwortet und Kontakt- oder Angebotsanfragen vorbereitet. Vor Beginn der Interaktion weisen wir darauf hin, dass die Kommunikation mit einem KI-System erfolgt. Antworten können unvollständig oder fehlerhaft sein. Der Assistent trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung. Verbindliche Angebote, Zusagen und Auskünfte erfolgen ausschließlich durch Mitarbeitende.
Datenarten und Datenfluss
Wenn Sie den Chat aktivieren, verarbeiten wir Ihre Chatnachrichten und technische Verbindungsdaten. Nur wenn Sie ausdrücklich eine Kontakt- oder Angebotsanfrage wünschen, können zusätzlich Firma, Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, grobe Sendungsmenge, Zeitraum, Branche und eine freiwillige Notiz verarbeitet werden. Bitte geben Sie keine Gesundheitsdaten, Zugangsdaten, besonders sensiblen Daten oder vertraulichen Kundendaten ein.
Die Chatnachrichten werden vom Browser an einen Cloudflare Worker und von dort zur Antwortgenerierung an die OpenAI-Responses-API übermittelt. Der API-Schlüssel liegt ausschließlich als Server- bzw. Worker-Secret vor und wird nicht an den Browser ausgegeben.
Rechtsgrundlage und Widerruf
Der Chat wird erst geladen, wenn Sie ihn in den Cookie-/Chat-Einstellungen aktivieren. Für das Aktivieren und Nutzen der Chatfunktion stützen wir die Verarbeitung auf Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Soweit Sie eine konkrete Angebotsanfrage stellen, erfolgt die weitere Verarbeitung außerdem zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sie können Ihre Auswahl jederzeit über die Cookie-Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft ändern.
Empfänger, Drittlandübermittlung und Speicherdauer
Technisch eingebunden sind Cloudflare für den Worker-Betrieb und OpenAI für die Antwortgenerierung. Im Browser wird der Chatverlauf nur für die aktuell geöffnete Seite gehalten. Der Worker fordert die OpenAI-Responses-API mit deaktivierter optionaler Antwortspeicherung (store: false) an. Nach der allgemeinen OpenAI-API-Dokumentation können bei Standardkonfiguration dennoch Abuse-Monitoring-Logs für bis zu 30 Tage verarbeitet werden, sofern für das konkrete API-Projekt keine strengeren Kontrollen aktiviert sind.
Die freiwillige OpenAI-Datenfreigabe ist für die verwendete API-Organisation deaktiviert; API-Inhalte werden nach den OpenAI-API-Bedingungen ohne ausdrückliche Freigabe nicht zum Modelltraining verwendet. Zero Data Retention oder Modified Abuse Monitoring sind für das Projekt nicht aktiviert. Cloudflare Workers Logs/Observability sind für diesen Worker deaktiviert; der Anwendungscode protokolliert keine Chat-Inhalte. Pseudonymisierte Zähler des Missbrauchsschutzes verfallen technisch nach spätestens rund 61 Minuten.
Eine Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR kann bei beiden technischen Dienstleistern nicht ausgeschlossen werden. Die vertragliche Einbindung erfolgt auf Grundlage der geltenden Datenverarbeitungsbedingungen einschließlich der dort einbezogenen Standardvertragsklauseln, soweit diese für eine Übermittlung erforderlich sind. Nicht zu einem Vertrag führende reine Kontakt- und Angebotsanfragen werden spätestens sechs Monate nach abschließender Bearbeitung gelöscht, sofern keine Einwilligung, Rechtsverteidigung oder gesetzliche Aufbewahrungspflicht eine längere Speicherung erfordert.
6. Cookies, Consent und lokale Browser-Speicherung
Diese Website verwendet technisch notwendige Cookies oder lokale Browser-Speicherungen, um die Website bereitzustellen und Einstellungen zu speichern. Dazu kann insbesondere die Speicherung Ihrer Cookie-/Chat-Auswahl gehören, z. B. ob der Chatbot geladen werden darf.
Technisch notwendige Speicherungen erfolgen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Optionale Funktionen, insbesondere der Chatbot, werden nur nach Ihrer Einwilligung geladen. Sie können Ihre Auswahl jederzeit über die Cookie-Einstellungen ändern.
Nach aktuellem Stand werden auf sampleversand.de keine externen Werbe-, Remarketing- oder Trackingdienste wie Google Analytics, Meta Pixel oder Google Ads Conversion Tracking geladen. Sollten solche Dienste künftig eingebunden werden, werden diese Datenschutzhinweise vorher entsprechend ergänzt und – soweit erforderlich – erst nach Einwilligung aktiviert.
7. Videos, Bilder, Downloads und eingebundene Dateien
Auf der Website können Bilder, PDF-Dateien, Onepager und Videos eingebunden sein. Diese Inhalte werden nach aktuellem Stand von unserem eigenen Webspace geladen. Beim Abruf dieser Dateien verarbeitet der Webserver die unter „Server-Logs“ genannten technischen Zugriffsdaten.
Soweit Videos selbst gehostet sind und keine externen Plattformen wie YouTube oder Vimeo eingebunden werden, erfolgt keine automatische Datenübermittlung an solche Drittanbieter beim Abspielen des Videos.
8. Empfänger und Dienstleister
Personenbezogene Daten können, soweit erforderlich, an interne Stellen sowie an externe Dienstleister übermittelt werden. Dazu können insbesondere gehören:
- Webhosting- und IT-Dienstleister,
- E-Mail- und Kommunikationsdienstleister,
- Cloudflare als technischer Dienstleister für den Chatbot/Worker,
- OpenAI als KI-Dienstleister für Chatantworten, sofern Sie den Chatbot nutzen,
- Steuerberater, Behörden oder sonstige Empfänger, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht.
Eine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken erfolgt nicht.
9. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Kontakt- und Angebotsdaten werden regelmäßig für die Dauer der Bearbeitung und anschließenden geschäftlichen Kommunikation gespeichert. Soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen, insbesondere aus Handels- oder Steuerrecht, erfolgt eine Speicherung für die dort vorgesehenen Zeiträume.
Technische Logdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Sicherstellung des Betriebs, zur Fehleranalyse und zur IT-Sicherheit erforderlich ist. Chatverläufe im Browser enden mit der geöffneten Seite; Worker-Rate-Limit-Zähler verfallen nach spätestens rund 61 Minuten; OpenAI-Abuse-Monitoring-Daten können in der Standardkonfiguration bis zu 30 Tage verarbeitet werden. Reine Kontaktanfragen ohne Vertragsschluss werden nach den vorstehenden Kriterien spätestens sechs Monate nach Abschluss der Bearbeitung gelöscht.
10. Ihre Rechte
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten,
- Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten,
- Recht auf Löschung,
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
- Recht auf Datenübertragbarkeit,
- Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen,
- Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an sampleversand@dzr-r.de.
11. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt. Für Nordrhein-Westfalen ist dies insbesondere die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).
12. Änderungen dieser Datenschutzhinweise
Wir können diese Datenschutzhinweise anpassen, wenn sich technische Funktionen, rechtliche Anforderungen oder unsere Verarbeitungsprozesse ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite abrufbar.